In de snelle wereld van vandaag is het gemakkelijk om overweldigd te raken door de eindeloze eisen die aan onze tijd en aandacht worden gesteld. Met de juiste hulpmiddelen en strategieën kun je echter je productiviteit verhogen, stress verminderen en je doelen bereiken.
In dit artikel laat ik je zien hoe ik de filosofieën van Getting Things Done (GTD), Time Blocking, Deep Work, The One Thing en High-Performance Habits combineer tot een eenvoudig en effectief systeem en routine om je tijd en aandacht te beheren en effectiever te zijn.
Voordat we beginnen, zal ik de problemen schetsen die deze routine zal oplossen.
Dit zijn de belangrijkste problemen waar mijn klanten mee worstelen:
Ik doe veel maar heb het gevoel dat ik niet veel gedaan krijg
Ik ben "all over the place" en aan het eind van de dag voel ik me totaal overprikkeld, maar heb geen flauw idee wat ik eigenlijk gedaan heb.
Ik ben snel afgeleid en kan mijn gedachten niet bij één taak houden.
Ik voel me overweldigd en gestrest omdat ik zoveel te doen heb en niet weet waar ik moet beginnen!
Dit zijn een paar maar niet alle problemen waar mijn cliënten mee worstelen en misschien ben jij daar ook wel bekend mee.
Aan de andere kant willen mijn cliënten:
✔️ Productiever zijn en dingen gedaan krijgen die er toe doen.
✔️ Meer tijd voor zichzelf hebben
✔️ Meer gemoedsrust hebben
✔️ Zich in controle voelen en meer focus hebben
✔️ Een meer gefocuste geest hebben.
Zoals bij alle dingen die ik met mijn cliënten doe, begrijp ik hun worsteling, omdat ik dit zelf ook herken. Echter, heb ik altijd mijn grenzen bewaakt en bepaalde systemen en routines ontwikkeld die mij helpen mijn focus te bewaken.
Een van mijn "gaven" is dat ik uit een heleboel verschillende filosofieën iets kan synthetiseren. Ik consumeer een heleboel informatie en mijn hersenen zoeken vervolgens naar relaties en verbinden die met elkaar. Dit leidt tot die "aha" momenten en om een gegeven moment zie ik het gewoon voor me.
Dit is in feite hoe het proces van synthetisering werkt. Je creëert iets nieuws door een heleboel dingen te combineren.
Toen ik ervoor koos me te richten op productiviteit, begon ik met het lezen van boeken en het luisteren van podcasts. Ik vind dat in een immens krachtige combinatie. Door het boek te lezen en tegelijkertijd te luisteren naar interviews met de auteur, zul je je meer verdiepen in de materie en zal het van meerdere kanten belicht worden. Daarbij is het luisteren naar een tweegesprek een natuurlijke manier om informatie te absorberen en prikkelt het na te denken.
Dit zijn de boeken die ik heb gebruikt om mijn ultieme planningsroutine te creëren zijn:
Getting Things Done van David Allen
Deep Work van Cal Newport
The One Thing van Gary Keller
en een heleboel boeken en hulpmiddelen van high-performance coach Robin Sharma.
Voordat ik mijn planningsroutine uiteenzet, laten we eerst kort kijken naar elk van de filosofieën die in bovengenoemde boeken worden uitgelegd.
Getting Things Done (GTD)
GTD is een productiviteitsmethode ontwikkeld door auteur en productiviteitsexpert David Allen. Het centrale idee achter GTD is om alle "dingen" uit je hoofd en op papier of in een digitaal systeem te krijgen.
Hij legt uit dat veel van onze cognitieve capaciteit verloren gaat door dingen simpelweg te moeten onthouden en dingen in ons hoofd te houden. Door dit in een container te dumpen maak je je geest vrij om zich te concentreren op wat je op dat moment doet, in plaats van je zorgen te maken over alle dingen die je later nog moet doen
.
Time Blocking
Time Blocking is een techniek om je tijd in te plannen op basis van de taken die je moet afwerken. Dit is waar de meeste To-do lijstjes falen. Normaal gesproken leg je waarschijnlijk je to-do's vast op een lijst, maar daar stop het vaak. In realiteit komt er niets terecht van je to-do's en wordt je lijst alleen maar groter.
De beroemde uitspraak "What get's scheduled gets done"van Michale Hyat is waar. Je moet je to-do's in je agenda in plannen.
Met Time Blocking reserveer je specifieke tijd voor elke taak en elk project. Niet alleen bepaal je WANNEER je het gaat doen, maar het dwingt je ook na te denken over WAT je specifiek gaat doen en HOE LANG je denkt dat het je gaat kosten om het te doen. Omdat je bovendien moet bedenken hoe lang een taak duurt, zul je ook snel kunnen zien wanneer je de tijd hebt om het te doen of hoe je je schema daarop moet aanpassen.
Ten slotte, omdat je precies zult weten wat je op een bepaald moment moet doen, helpt het je om geconcentreerd te blijven op wat je moet doen en niet afgeleid te raken. Ik beloof je dat als je alleen al dit deel van het artikel zou toepassen, je al een stijging in productiviteit en effectiviteit zult zien.
The One Thing
The One Thing is een boek van de auteurs Gary Keller en Jay Papasan dat de lezers aanmoedigt zich te concentreren op de belangrijkste taak die voorhanden is. Ik noem deze taken "High Impact Activities".
In het boek moedigen ze je aan om na te denken over welke activiteiten je het snelste richting je doel helpen of de grootste impact hebben op wat je wilt bereiken. Dit zijn je High Impact Activities en dit zijn de activiteiten welke voorrang moet geven. Als je dit concept combineert met het volgende concept van Deep Work, ben je hard op weg 10x meer gedaan te krijgen!
Deep Work
Deep Work is een concept dat populair is gemaakt door auteur en professor Cal Newport en verwijst naar het vermogen om je zonder afleiding te concentreren op een cognitief veeleisende taak.
Het idee achter Deep Work is dat, in de huidige wereld van voortdurende afleidingen en onderbrekingen, het vermogen om je diep op een taak te concentreren steeds zeldzamer en waardevoller wordt, en dat we veel tijd en mentale energie verliezen door voortdurend van taak naar te taak te switchen. In plaats daarvan, betoogt hij, moet je actief tijd blokkeren (waar hebben we dit eerder gehoord) en bepalen waarop je je gaat concentreren (dit zou bijvoorbeeld je High Impact Activity moeten zijn).
Als je dit in blokken van 90 minuten doet en alle afleiding vermijdt, krijg je veel meer gedaan en doe je veel beter werk. Er wordt zelfs gezegd dat je door zo te werken gemakkelijker in een "flowstaat" komt, een bepaalde mentale staat waarbij je volledige opgaat in wat je doet en waarbij de focus intens is, wat leidt tot meer creativiteit en productiviteit.
Stel je voor dat je meerdere Deep Work tijdsblokken inplant en deze vervolgens gebruik om aan je High Impact Activities te werken. Het resultaat zal exponentieel zijn! Wat dat zou doen voor je productiviteit!?
Wekelijkse ontwerproutine
Nu we zijn begonnen met het creëren van een kader voor hoe we onze tijd moeten inplannen, heb je een routine nodig om die daadwerkelijk uit te voeren. Ik zeg altijd in mijn webinars: Een framewerk zonder een routine is nutteloos.
Deze routine is geïnspireerd door de gewoontes die Elite Performance Coach Robin Sharma onderwijst en enkele andere High-Performance Habits.
In een van zijn boeken (ik weet niet meer welke) legt hij uit hoe een wekelijkse planningsroutine je kan helpen productiever en meer gefocust te zijn. Elke week, op een zondag, neem je je week door en plan je al je belangrijke taken en activiteiten. Ik heb dit verder uitgebreid door deze routine te combineren met een Dagelijkse Reflectie Routine en mijn planningsmethodiek. Ik zal zo uitleggen wat ik daarmee bedoel.
Dit is hoe het allemaal samenkomt.
Door alle bovengenoemde filosofieën te combineren heb ik een eenvoudig, effectief systeem gecreëerd en durf ik het te zeggen, een leuke manier om je tijd en focus te beheren.
Dit is hoe ik het doe.
1) Zet een Mind Dump op
Eerst heb je een systeem nodig waar je al je to-do's kunt "mind dumpen". Het is belangrijk dat je maar één plek hebt waar je dit bewaart, dus gooi al je post-its, notitie-apps, to-do-lists app, enz. weg. Vanaf nu is dit je de enige plek waar je to-do's administreert.
Ik gebruik daarvoor Trello Board, omdat ik dit kan koppelen en beide kanten op kan synchroniseren met Google Calendar, maar je kunt elke app gebruiken die een Kanban-weergave heeft.
Maak kolommen aan met behulp van de categorieën die in het boek Getting Things Done worden beschreven. De mijne zijn:
Focus Big Rocks
Focus Nu
Ingepland
Next
Inbox
Wachten op
Someday Maybe
Gedaan
2) Maak een weeksjabloon
Gebruik vervolgens Time Blocking om voor elke taak of project specifieke tijdsblokken in te plannen. Maar voordat je alles gaat inplannen, raad ik je aan het volgende te doen.
1) Bedenk eerst welke taken je High Impact Activities zijn.
2) Denk vervolgens na over de beste momenten van de dag om die taken te doen. Plan deze in als Deep Work Blocks van 90 minuten.
3) Plan naast Deep Work Time dingen in als Oefening, Vergaderingen, E-mail checken, Studeren en zelfs Tijd om niets te doen.
Je hebt zojuist een sjabloon gemaakt voor je ideale week. Dit is een zeer krachtige denkoefening en het zal dienen als leidraad voor wanneer je daadwerkelijk je week in gaat plannen.
P.s. Ik raad aan het bovenstaande te maken door een speciale kalender in Google te maken. Zo kun je het aan- of uitzetten als je daadwerkelijk je week aan het plannen bent.
3) Maak een planningsroutine
Elke week, op zondag, plan je je hele week. Naast het inplannen van je to-do's, rooster je ook tijd in voor jezelf, leuke activiteiten, lezen, sporten, enz. Alles wat voor jouw belangrijk is. Als je in loondienst bent, zal dit gemakkelijker zijn omdat een groot deel van je dag al is ingepland.
Je zult natuurlijk wel gewoon al je to do's in moeten plannen, maar alle privé activiteiten plan je natuurlijk buiten werktijd op. Dat maakt het plannen iets simpeler.
Als je ondernemer bent en dus vrij in het besteden van je tijd is het nog veel belangrijker om dit te doen, maar ook iets complexer. Prive en werk kunnen namelijk door elkaar lopen en je moet actief grenzen bepalen. Vergeet ook niet actief tijd in te plannen voor andere dingen dan werk.
Begin elke dag met het doornemen van de komende dag. Doe dit voordat je je e-mail opent of je berichten controleert. Je moet de dag beginnen op jouw voorwaarden en dat doe je door eerst te bepalen wat je op deze dag wilt doen.
Sluit elke dag af door je dag te evalueren. Vink al je to-do's af, en herschik alles wat opnieuw gepland moet worden. Reflecteer op je overwinningen, maar bedenk ook waarom je misschien niet gedaan hebt wat je jezelf beloofd hebt. Zo wordt elke dag een kans om te leren en te groeien. Hoe gaaf is dat!
Daar heb je het dan! Mijn complete planningsroutine.
Kort samengevat
Door GTD, Time Blocking en Deep Work te combineren, kun je je productiviteit verhogen, stress verminderen en je doelen bereiken. Begin vandaag, en je bent goed op weg om een productiever, gerichter en succesvoller mens te worden.
Wil je dit z.s.m. toepassen op jouw leven?
Heb je extra hulp nodig? Ik kan je helpen dit in een minuut op te zetten en je helpen dit in je dagelijks leven te integreren. Bovendien heb ik sjablonen die je kunt gebruiken die je helpen bij de uitvoering van wat je zojuist gelezen hebt.
Je hoeft het alleen maar te vragen 😁 Plan even een kennismakingsgesprek in via deze link dan kunnen we het daar over hebben.
